Als je team in Microsoft Teams werkt, helpen tickets die stilliggen op een kanban-bord niemand vooruit. Met de Todo4you Teams-integratie komt elke relevante ticketupdate rechtstreeks in het kanaal waar het werk besproken wordt - het bericht is een echte Adaptive Card met knoppen, in plaats van een muur aan platte tekst.
In deze post lees je wat er in Teams binnenkomt, hoe dat eruitziet, hoe je het in een paar minuten opzet, en een paar tips om het kanaal nuttig te houden.
Wat komt er binnen in Teams
Elke kaart heeft dezelfde vorm: een korte kop, de ticketreferentie en titel, het project en actieknoppen waarmee de ontvanger in één klik terug bij het ticket is. Bij het instellen kies je zelf welke events het kanaal ontvangt. Beschikbaar zijn:
- Ticket aangemaakt - iemand heeft een ticket in dit project geopend.
- Ticket verplaatst - een ticket is naar een andere statuskolom verhuisd (bijvoorbeeld van Te doen naar Bezig).
- Ticket bijgewerkt - de titel, beschrijving, prioriteit, deadline of tags zijn gewijzigd.
- Ticket verwijderd - een ticket is verwijderd.
- Reactie geplaatst - er is een reactie op een ticket toegevoegd.
- Timer gestart / gestopt - een teamlid heeft de ingebouwde timer op een ticket gestart of gestopt.
Elke kaart toont de actor (wie de actie uitvoerde), de relevante velden die zijn gewijzigd en een Open ticket-knop die terugleidt naar Todo4you. Bij een verplaats-event staan de oude en nieuwe status naast elkaar, zodat je de wijziging in één oogopslag leest zonder het ticket te openen.
Omdat Teams Adaptive Cards native rendert, oogt het bericht als iets dat Teams zelf zou kunnen sturen - niet als een generieke bot-post.
Waarom een kanaal en geen chat
De integratie post naar een kanaal, niet naar een chat. In Teams-termen:
- Een kanaal is een onderdeel van een Team rond een onderwerp (
#general,#design,#platform-alerts). Iedereen in het Team kan erbij en de berichtgeschiedenis blijft bewaard. - Een chat is een losse 1:1 of groepsconversatie buiten een Team om.
Kanalen zijn de juiste plek voor projectmeldingen omdat ze doorzoekbaar zijn, en al gekoppeld zitten aan de mensen die het werk aangaat. De integratie gebruikt Microsofts Workflows (de opvolger van de oude Office 365-connectors), en Workflows posten uitsluitend in kanalen.
Let op: Workflows vereisen een Microsoft Teams-account voor werk of school. De gratis persoonlijke variant van Teams werkt met Communities en ondersteunt Workflows niet. Als de optie "Workflows" ontbreekt in het drie-punten-menu van je kanaal, is dat bijna altijd de oorzaak.
Opzetten
Je hebt twee dingen nodig: een kanaal waar de meldingen moeten binnenkomen, en een workflow die webhook-verzoeken van Todo4you accepteert. Van begin tot eind kost het opzetten ongeveer twee minuten.
- Open het kanaal. Ga in Microsoft Teams naar het kanaal waar je meldingen wilt. Heb je nog geen kanaal? Klik op het drie-punten-menu naast een Team-naam en kies Kanaal toevoegen.
- Start een Workflow. Klik op het drie-punten-menu naast de kanaalnaam en kies Workflows. Selecteer de template Post to a channel when a webhook request is received. Geef de workflow een naam (Todo4you meldingen werkt goed), controleer team en kanaal, en klik Add workflow.
- Kopieer de webhook-URL. Teams genereert een URL die begint met
https://prod-...logic.azure.com/workflows/.... Kopieer de hele URL. - Maak de integratie aan in Todo4you. Ga in je project naar Instellingen -> Integraties -> Microsoft Teams. Plak de webhook-URL, kies welke events het kanaal moet ontvangen, en sla op.
- Stuur een testbericht. De integratiepagina heeft een knop Stuur testbericht. Gebruik die eenmaal om te controleren dat de kaart in het juiste kanaal landt. Komt er niets? Controleer in Teams het doelkanaal (je richt snel per ongeluk op General in het verkeerde Team).
Klaar - vanaf het volgende ticketevent houdt het kanaal zichzelf bij.
Tips voor een nuttig, niet-lawaaierig kanaal
Meldingskanalen slaan snel om in ruis. Een paar gewoontes om dat te voorkomen:
- Eén project per kanaal. Dump niet alle projecten in
#general. De meeste teams maken een#t4y-<project>-kanaal per actief project. - Zet events uit die je toch niet leest. Voor de meeste teams zijn Ticket aangemaakt, Ticket verplaatst en Reactie geplaatst genoeg. Laat Timer gestart/gestopt uit tenzij je bewust een lopend overzicht van tijd wilt.
- Mute, laat het niet verlopen. Wordt het kanaal te druk, zet 'm op Only show in channel list - mentions blijven werken zonder dat de badge je stress geeft.
- Combineer met de Git-integratie. Heb je al GitHub, GitLab, Gitea of Bitbucket gekoppeld? Todo4you kan tickets automatisch verplaatsen op PR-events en die verplaatsingen in Teams aankondigen. Je krijgt een doorlopend verhaal: "Jorden mergede #142 -> ticket TDL-47 naar Review", zonder dat iemand handmatig een statusupdate typt.
- Behandel de webhook-URL als een wachtwoord. Iedereen met die URL kan in je kanaal posten. Als er één lekt, verwijder je de workflow in Teams en genereer je een nieuwe - de integratie in Todo4you vertelt je dat de oude is ingetrokken.
Zelf proberen?
Open een project en ga naar Instellingen -> Integraties -> Microsoft Teams. De instelpagina heeft stappen met screenshots en een knop Stuur testbericht zodat je de verbinding controleert voordat je echte traffic aanzet. Loop je ergens tegenaan, laat het weten - info@todo4you.nl.